Un envoi de pièces d'avion porte jusqu'à sept documents, et un courtier ou un transitaire n'a pas à tous les automatiser en même temps. Classez-les avec trois questions : à quelle fréquence arrive-t-il, existe-t-il déjà en données structurées, et combien coûte une valeur fausse?
TL;DR. Commencez par la facture commerciale (chaque envoi, base de la déclaration) et le certificat de libération (Form 1 EASA, 8130-3 FAA : l'identité de la pièce, et le document qu'un OCR de facture générique ne sait pas lire). La LTA existe souvent déjà en EDI chez le transporteur. Liste de colisage, certificat d'origine, transit et marchandises dangereuses ne concernent qu'une partie des envois. Doana lit les lignes de facture et les certificats dans son produit standard, et extrait LTA, listes de colisage, certificats d'origine et T1 dans des chaînes sur mesure montées sur les fichiers du client.
Quel ordre?
| # | Document | Fréquence | Déjà structuré? | Coût d'une erreur |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Facture commerciale | Chaque importation commerciale | Rarement | Valeur, origine ou classement faux sur la déclaration |
| 2 | Certificat de libération (Form 1 EASA, 8130-3, TCCA Form One) | Chaque pièce sous certificat | Rarement | Pièce en quarantaine, ou référence qui contredit la facture |
| 3 | LTA / LTA maison | Chaque envoi aérien | Souvent, en EDI transporteur | Écart de colis ou de poids à l'arrivée |
| 4 | Liste de colisage | La plupart des envois à plusieurs colis | Rarement | Écart de quantité |
| 5 | Certificat d'origine | Seulement si préférence ou exigence | Rarement | Préférence perdue ou question de la douane |
| 6 | Document de transit (T1, DAT) | Seulement en transit | Oui, NCTS | Transit non apuré |
| 7 | Déclaration marchandises dangereuses | Seulement si DG | Rarement | Déchargement ou refus |
Les deux premiers arrivent sur presque chaque importation de pièces et ne sont presque jamais structurés. C'est là que part le temps de ressaisie.
Pourquoi l'OCR de facture générique rate-t-il le Form 1?
Un OCR ou IDP générique est entraîné sur des factures, des bons de commande et des connaissements. Il lit un Form 1 comme du texte, sans savoir que la case 8 est la référence, la case 10 une liste de numéros de série, et que les cases 13 et 14 sont deux libérations dont une seule est signée. Les outils qui s'arrêtent à la référence, au numéro de série et à la date laissent de côté la case 11 (état), la case 12 (remarques) et les blocs de libération.
Les déclarations CARM au Canada ou le formulaire 7501 aux États-Unis partent des données de facture. Le Form 1 n'y entre pas. Il compte quand sa référence contredit la ligne de facture : Form 1 et facture ne concordent pas.
Pourquoi la LTA passe-t-elle après?
Parce que le transporteur l'a souvent déjà en données structurées. Un transitaire relié en EDI reçoit colis, poids et routage sans OCR. Lire le PDF de la LTA a du sens sans ce flux, ou pour une LTA maison d'un petit transitaire.
Que lit Doana aujourd'hui?
| Document | Doana |
|---|---|
| Facture commerciale | Application web : référence, code SH, quantité, prix total, pays d'origine et poids par ligne |
| Form 1 EASA | Cases 1 à 14 avec confiance et page (MCP); type et références (application web) |
| FAA 8130-3, TCCA Form One | Type et références (application web) |
| LTA et LTA maison, liste de colisage, certificat d'origine, T1 | Dans une chaîne d'extraction sur mesure, avec sortie CSV pour le logiciel de douane du client |
Dans l'application web, les lignes de facture sont rapprochées des certificats par référence : une ligne sans certificat ressort. Doana ne dépose pas de déclaration, ne classe pas de marchandise à votre place et ne certifie pas la navigabilité. Détail : OCR du certificat libératoire autorisé.
Suite
Comptez les envois du mois dernier par type de document et notez ceux qui ont été ressaisis. Automatisez les deux premiers. Pour un importateur de pièces d'avion, ce seront probablement la facture et le certificat de libération.
Sources
- https://www.cbp.gov/trade/programs-administration/entry-summary/cbp-form-7501
- https://www.canada.ca/en/border-services-agency/services/carm.html
- https://taxation-customs.ec.europa.eu/customs/customs-procedures-import-and-export/customs-transit_en
- https://doana.ca/easa-form-1-automation