Le Form 1 porte 2-1585-3. La facture porte 2-1585. La LTA dit « aircraft parts ». Chaque document tient debout seul, et les trois ensemble arrêtent le réceptionnaire et peuvent déclencher une question de la douane. La correction dépend du document fautif, et seul son émetteur peut la faire.
TL;DR. Comparez six champs : référence, numéro de série, désignation, quantité, état et référence de commande. Les causes fréquentes sont un tiret tronqué, une référence remplacée ou alternative, des unités comptées différemment, ou un état facturé qui contredit la case 11. Le certificat se corrige chez l'émetteur avec un nouveau numéro de suivi. La facture se corrige chez le vendeur. Personne ne modifie un Form 1 signé.
Quels champs doivent concorder?
| Champ | Form 1 EASA | Facture commerciale | LTA / LTA maison |
|---|---|---|---|
| Référence | Case 8, comme sur la pièce | Référence de la ligne | Rarement présente |
| Numéro de série | Case 10, ou N/A | Souvent dans la désignation | Absent |
| Désignation | Case 7, terme IPC | Désignation de ligne | Nature et quantité des marchandises |
| Quantité | Case 9, unités | Unités | Colis, pas unités |
| État | Case 11 | Code ou texte d'état | Absent |
| Référence de commande | Case 5 | Bon de commande et numéro de facture | Parfois en informations de manutention |
La LTA compte des colis. Une boîte avec quatre supports fait un colis sur la LTA et une quantité de 4 sur le Form 1 : c'est cohérent. Deux boîtes et une LTA à un colis ne l'est pas.
Pourquoi divergent-ils?
- Tiret tronqué. Un champ ERP coupe
2-1585-3en2-1585. Le Form 1 a raison, la facture a tort. - Référence remplacée ou alternative. Pièce livrée sous la nouvelle référence, facturée sous l'ancienne. Les deux peuvent être légitimes si l'interchangeabilité est documentée. Mettez la référence au dossier.
- Numéro de stock du distributeur à la place de la référence constructeur.
- Unités. Le Form 1 compte à l'unité, la facture au kit.
- État. La facture dit OH (révisé), la case 11 dit Inspected/Tested. La valeur change, et c'est souvent un litige commercial.
- Certificat à plusieurs lignes. Les séries de la ligne 2 apparaissent en ligne 3 de la facture. Rapprochez ligne par ligne.
Qui corrige quoi?
| Document fautif | Qui corrige | Comment |
|---|---|---|
| Form 1 | L'organisme de la case 4 | Nouveau certificat, nouveau numéro de suivi, case 12 qui indique les cases corrigées. Gardez les deux (Comment remplir le formulaire EASA 1) |
| Facture | Le vendeur | Facture corrigée ou note de crédit, avant la déclaration du courtier |
| LTA | Transporteur ou transitaire | Correction par le transporteur |
N'écrivez pas sur un certificat signé et ne demandez pas au courtier d'« ajuster » la désignation. Si la pièce ne correspond à aucun des deux documents, c'est la pièce qui pose problème : elle part en quarantaine.
Quel écart compte pour la douane?
La douane dédouane sur la facture et le document de transport. Un certificat qui désigne une autre pièce que la facture pose la question de ce qui a été expédié et de sa valeur. Une désignation vague sur la LTA est un autre problème, côté ICS2 en Europe.
Peut-on vérifier plus vite?
En partie. Le contrôle de la référence est celui que Doana automatise aujourd'hui : l'application web lit les lignes de facture et les certificats d'un lot, et montre quelles lignes ont un certificat dont la référence correspond, y compris les correspondances proches quand un caractère a été mal lu. Pour le Form 1 EASA, l'extraction MCP rend la case 5 une fois par certificat et les cases 7 à 11 par ligne article, avec confiance et page, pour ajouter série, quantité et état au même tableau. La LTA est extraite dans une chaîne sur mesure montée sur les fichiers du client; sinon, c'est un contrôle manuel. L'extraction ne décide pas quel document est faux. Voir Contrôle à réception du Form 1 EASA.
Suite
Montez le tableau des six champs pour chaque envoi AOG avant qu'il parte chez le courtier. Envoyez la correction à l'émetteur du document fautif.
Sources
- https://www.easa.europa.eu/en/faq/19044
- https://www.legislation.gov.uk/eur/2012/748/annex/I/appendix/I
- https://www.cbsa-asfc.gc.ca/publications/dm-md/d1/d1-4-1-eng.html
- https://www.purolatorinternational.com/dont-let-customs-issues-exacerbate-an-aog-situation/
- https://doana.ca/easa-form-1-automation